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潮州市司法局2018年公证机构“双随机一公开”抽查情况公示

根据《中华人民共和国行政许可法》、《公证程序规则》、《广东省司法厅关于全面推行法律服务“双随机一公开”监管工作的通知》(粤司办﹝2017﹞596号)、《关于印发<潮州市司法局关于推行“双随机一公开”规范事中事后监管的实施方案>的通知》和《关于印发<潮州市司法局2018年“双随机一公开”抽查工作计划>的通知》等规定,我局开展了2018年公证机构“双随机一公开”抽查工作,现将有关情况公示如下:

一、开展检查工作过程

2018年6月19日上午,在局政治处的监督下,我局相关工作人员采用乒乓球抽号的方式,从《潮州市2018年度法律服务机构检查对象名录库(公证处)》中,随机抽取广东省潮州市韩江公证处(下称韩江公证处)作为此次检查对象,再从《潮州市司法局执法检查人员名录库》中,随机抽选刘泽鹏(行政执法证号:U233359)为此次带队领导,詹燕晖(行政执法证号:U152996)、张文生(行政执法证号:U153044)作为此次执法检查人员,抽取全过程通过执法记录仪进行录像。6月19日下午,我局向韩江公证处发送《潮州市司法局关于配合做好2018年“双随机一公开”监管工作的通知》。6月22日,我局收到韩江公证处提交的自查报告。7月3日上午,我局派出经随机抽取的执法人员前往韩江公证处进行实地检查,检查过程由工作人员通过执法记录仪进行全程录像。

二、检查情况和结果

经书面和实地检查,韩江公证处基本情况如下:

(一)公证处机构保持法定设立条件情况

韩江公证处现有公证员5名(含主任1名),公证员助理3名,其他人员4名,办公面积约200平方米,组成人员、场地、资金均能保证公证机构正常开展公证活动,符合法定设立条件。

今年三月份,市司法局已组织实施了2017年度公证考核,韩江公证处被评定为合格等次,公证员余文玉被评为优秀,其他4名公证员均为合格。

(二)公证机构和公证员的执业情况

2018年上半年,韩江公证处共办理证件1335余件,其中国内民事979件,涉外民事356件。该处于今年3月收到复查申请1件,经复查后撤销了该公证书,已在网上公告并报省公证协会备案。公证员基本能按照程序进行办证。

目前,公证服务费均按照政府指导价执行,由收费员统一收费并开具发票,收费票据附档存放。

存在问题:

1、无值班公证员公示牌,群众前来咨询无明确指引。

2、经查阅韩江公证处3-5月份重点工作督察报表,发现出证进度明显滞后,出证率低下:3月份受理250件,出证89件;4月份受理238件,出证64件;5月份受理311件,出证99件。

3、通过随机抽取办结证件档案查阅,发现受理通知单无申请人或其代理人签收回执,经现场询问公证处负责人,发现该处仅将受理通知单附档,没有发送申请人;对材料不齐全的申请,没有实现一次性告知并出具材料补正清单;不予办理公证的决定,没有书面通知当事人或其代理人。

4、通过查阅档案及查看办证管理系统发现,有的证件没有在拟出证日期出证,且审批退件率高,多数审批退件理由为补充材料,没有做到“放管服”改革中一次性告知的要求。

整改建议:

1、设置值班公证员公告栏,咨询台至少保证1名值班公证员接受群众咨询。

2、根据司法部关于公证“放管服”改革要求,实行公证事项证明材料清单制,确有必要由当事人提供的证明材料,要在办理公证前一次性告知清楚,降低审批退件率,提高出证率。

3、严格遵守《公证程序规则》规定,公证处在受理公证申请后,应当向申请人发送受理通知单,申请人或其代理人应当在回执上签收;对材料不齐全的申请,应当一次性告知并出具材料补正清单;对不予办理公证的,应当书面通知当事人或其代理人。

4、严格遵守公证办证期限规定,大幅度提高公证出证效率,尽可能减少审批退件,确保在规定期限内出证。根据《公证程序规则》第三十五条,对符合规定的公证申请事项,应当自受理之日起十五个工作日内向当事人出具公证书。确有需要向异地公证机构核实的,应当依据《公证程序规则》第三十三条要求,向异地公证机构出具委托核实函,并在一个月内完成核实。

(三)内部管理情况

经现场检查,公证机构和公证员执业信息、收费标准、办证程序、办事指南、投诉监督电话、执业纪律等均有上墙公示。目前已制定了印章使用管理、专用水印纸管理、财务管理、服务承诺等制度,建议建立重大、疑难公证事项集体讨论制度及公证复查制度。

三、检查处理情况

按照有关规定,我局将检查情况和结果依法公开,并通知市公证管理部门,同时将发文要求韩江公证处就检查中发现的问题进行限期整改,并通过“回头看”方式,查看整改落实情况,整改报告将予以公开。

潮州市司法局  

2018年7月5日  


 
 
 
 
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